U heeft zojuist een verkoopmandaat ondertekend voor een appartement in een VvE, en de notaris vraagt om de voorlopige datumstaat binnen enkele dagen. De beheerder reageert niet, of rekent kosten voor het document terwijl de ALUR-wet dit niet verplicht maakt. In deze situatie is het invullen van een leeg sjabloon zelf de snelste oplossing om de verkoopbelofte niet te blokkeren.
Een voorlopige datumstaat invullen zonder beheerder: wat het Word-sjabloon moet dekken
De voorlopige datumstaat wordt vaak geassocieerd met een eenvoudig overzicht van kosten. In de praktijk moet het document drie categorieën van informatie verzamelen: de financiële gegevens van het lot (lopende kosten, goedgekeurde buitengewone lasten, eventuele openstaande bedragen van de verkoper), de elementen met betrekking tot de organisatie van de VvE (reglement, notulen van de laatste algemene vergaderingen) en de informatie over lopende procedures.
Een goed gestructureerd Word-sjabloon behandelt deze drie onderdelen in aparte rubrieken. Elke rubriek moet onafhankelijk ingevuld kunnen worden, omdat niet altijd alle documenten op hetzelfde moment beschikbaar zijn. Het Word-formaat maakt het mogelijk om rijen toe te voegen of te verwijderen in de kostenoverzichten, wat een vast PDF-document niet toelaat.
Om over een kant-en-klare sjabloon te beschikken, kan men een leeg Word-sjabloon voor de voorlopige datumstaat downloaden dat al de rubrieken bevat die voldoen aan de eisen van de ALUR-wet en de recente ontwikkelingen in het appartementsrecht.
Wat generieke sjablonen vaak vergeten
De meeste beschikbare sjablonen online beperken zich tot de lopende kosten en het bedrag van het fonds voor werkzaamheden. Twee elementen ontbreken regelmatig.
- De vermelding van het Meerjarig Werkplan (PPT), dat juridisch bindend is geworden voor oudere gebouwen. Het sjabloon moet aangeven of het PPT is goedgekeurd, of het in ontwikkeling is, en welke financiële impact het heeft op de toekomstige bijdragen.
- De details van het fonds voor werkzaamheden met de expliciete vermelding van het niet-terugvorderbare karakter voor de verkoper, een veelvoorkomende bron van geschillen bij de verdeling tussen verkoper en koper.
- Eventuele lopende juridische procedures waarbij de vereniging van eigenaren betrokken is, die de toekomstige koper financieel kunnen belasten.
Voorlopige datumstaat en energiebeperkingen: de rubrieken toe te voegen in 2025-2026
De verplichtingen met betrekking tot de energieprestatiecertificaat (EPC) wijzigen wat een verkoper moet overdragen in het kader van een verkoop in een VvE. Het EPC van het lot en het collectieve EPC van het gebouw beïnvloeden direct de waarde van het onroerend goed en de toekomstige verhuurvoorwaarden.
Een koper die koopt om te verhuren, moet weten of het lot risico loopt op een verhuurverbod gerelateerd aan de energieklasse. De voorlopige datumstaat moet dus de EPC-klasse van het verkochte lot vermelden en aangeven of er een collectief EPC aanwezig is of niet.
In een Word-sjabloon voegt men een speciale regel toe in de sectie “technische informatie”. Dit is niet voorzien in de oudste sjablonen, maar het is een reflex geworden voor notarissen die de conformiteit van het dossier controleren.
Energie-renovatie werkzaamheden goedgekeurd in de algemene vergadering
Wanneer de VvE een programma voor energie-renovatie heeft goedgekeurd (isolatie van gevels, vervanging van de collectieve ketel), moeten de bijbehorende bijdragen in de voorlopige datumstaat worden opgenomen. Men vermeldt het totaalbedrag dat is goedgekeurd, het aandeel van het betrokken lot en het resterende saldo dat nog moet worden opgevraagd.
Zonder deze informatie kan de koper een gebrek aan informatie inroepen om een heronderhandeling te verzoeken, of zelfs zijn recht op herroeping uitoefenen. De reacties variëren hierover afhankelijk van de notariskantoren, maar een compleet dossier vermindert aanzienlijk het risico op blokkering op het moment van de definitieve ondertekening.
Gratis of betaalde voorlopige datumstaat: de kwestie van de professionele beheerder
De ALUR-wet maakt onderscheid tussen de voorlopige datumstaat en de datumstaat. De datumstaat, geproduceerd door de beheerder tijdens de definitieve verkoop, kan worden gefactureerd binnen een wettelijk plafond. De voorlopige datumstaat is daarentegen niet aan dezelfde regel onderworpen.
In de praktijk rekenen sommige professionele beheerders toch kosten voor de productie van de voorlopige datumstaat, door deze op te nemen in “overdrachtskosten” of “verkooppakketten”. Anderen verstrekken de informatie via het extranet van de VvE zonder extra kosten.
- Als de beheerder toegang tot het extranet biedt met de benodigde documenten, kan men het Word-sjabloon zelf invullen op basis van de beschikbare gegevens online.
- Als de beheerder niet reageert of te lang wacht, kan een schriftelijk verzoek (aangetekende brief of e-mail met ontvangstbevestiging) helpen om het verzoek te formaliseren en een bewijs te vormen in geval van een geschil.
- In een VvE zonder professionele beheerder (vrijwillige beheerder, ASL, AFUL), stelt de verkoper zelf de voorlopige datumstaat op op basis van de documenten die hij heeft.
Controleer de voorlopige datumstaat voordat deze naar de notaris wordt verzonden
Een goed gestructureerd sjabloon garandeert geen bruikbaar document als de bedragen onjuist zijn of als rubrieken leeg blijven. Voordat men het bestand naar de notaris verzendt, controleert men drie specifieke punten.
Ten eerste, de consistentie tussen het aangegeven bedrag van de kosten en de laatste ontvangen bijdragen. Een fout van enkele euro’s is acceptabel, maar een significante afwijking tussen de begroting en de werkelijke bijdragen duidt op een probleem met de update.
Vervolgens, de aanwezigheid van de notulen van de laatste drie algemene vergaderingen als bijlagen. Alleen de voorlopige datumstaat is niet voldoende: de notaris heeft deze documenten nodig om de goedgekeurde werkzaamheden en eventuele betwiste resoluties te controleren.
Tenslotte zorgt men ervoor dat het fonds voor werkzaamheden en het PPT zijn ingevuld met hun werkelijke voortgang. Een leeg veld over deze twee punten vertraagt systematisch de verwerking van het dossier bij de notaris.
Het Word-formaat maakt het mogelijk om het document tot het laatste moment te corrigeren en aan te vullen, in tegenstelling tot een vergrendeld PDF. Zodra het geval is goedgekeurd, exporteert men naar PDF voor de definitieve verzending, wat de inhoud vastlegt en elke onopzettelijke wijziging na verzending voorkomt.