Sie haben gerade einen Verkaufsauftrag für eine Eigentumswohnung unterschrieben, und der Notar verlangt in wenigen Tagen den vorläufigen datierten Zustand. Der Verwalter antwortet nicht oder berechnet das Dokument, obwohl das ALUR-Gesetz es nicht zwingend kostenpflichtig macht. In dieser Situation bleibt es die schnellste Lösung, ein leeres Muster selbst auszufüllen, um die Verkaufszusage nicht zu blockieren.
Ein vorläufiger datierter Zustand ohne Verwalter ausfüllen: Was das Word-Muster abdecken muss
Der vorläufige datierte Zustand wird oft mit einer einfachen Abrechnung der Kosten assoziiert. In der Praxis muss das Dokument drei Kategorien von Informationen zusammenfassen: die finanziellen Daten des Anteils (laufende Kosten, beschlossene außerordentliche Kosten, mögliche Rückstände des Verkäufers), die Elemente zur Organisation der Eigentümergemeinschaft (Regelung, Protokolle der letzten Eigentümerversammlungen) und Informationen über laufende Verfahren.
Ein korrekt strukturiertes Word-Muster behandelt diese drei Bereiche in separaten Abschnitten. Jeder Abschnitt sollte unabhängig ausgefüllt werden können, da man nicht immer alle Dokumente zur gleichen Zeit hat. Das Word-Format ermöglicht es, Zeilen in den Kostenübersichten hinzuzufügen oder zu entfernen, was ein festes PDF nicht zulässt.
Um ein einsatzbereites Muster zu erhalten, kann man ein leeres Word-Muster für den vorläufigen datierten Zustand herunterladen, das bereits die Abschnitte enthält, die den Anforderungen des ALUR-Gesetzes und den aktuellen Entwicklungen im Wohnungseigentumsrecht entsprechen.
Was generische Muster oft vergessen
Die meisten online verfügbaren Vorlagen beschränken sich auf die laufenden Kosten und den Betrag des Instandhaltungsfonds. Zwei Elemente fehlen regelmäßig.
- Die Erwähnung des Mehrjahres-Instandhaltungsplans (PPT), der für alte Gebäude rechtlich verbindlich geworden ist. Das Muster muss angeben, ob der PPT beschlossen wurde, ob er in Bearbeitung ist und welche finanziellen Auswirkungen er auf die zukünftigen Mittelabrufe hat.
- Die Details des Instandhaltungsfonds mit dem ausdrücklichen Hinweis auf dessen Nicht-Rückzahlbarkeit an den Verkäufer, was häufig zu Streitigkeiten bei der Verteilung zwischen Verkäufer und Käufer führt.
- Eventuelle laufende Gerichtsverfahren, die die Eigentümergemeinschaft betreffen und den zukünftigen Käufer finanziell belasten können.
Vorläufiger datierter Zustand und Energieanforderungen: Die Abschnitte, die 2025-2026 hinzugefügt werden müssen
Die Verpflichtungen im Zusammenhang mit dem Energieausweis ändern, was ein Verkäufer im Rahmen eines Verkaufs in einer Eigentümergemeinschaft übermitteln muss. Der Energieausweis des Anteils und der gemeinsame Energieausweis des Gebäudes beeinflussen direkt den Wert der Immobilie und die zukünftigen Vermietungsbedingungen.
Ein Käufer, der zum Vermieten kauft, muss wissen, ob der Anteil von einem Vermietungsverbot aufgrund seiner Energieklasse betroffen ist. Der vorläufige datierte Zustand muss daher die DPE-Klasse des verkauften Anteils angeben und auf die Existenz oder Abwesenheit eines gemeinsamen DPE hinweisen.
In einem Word-Muster fügt man eine spezielle Zeile im Abschnitt „Technische Informationen“ hinzu. Dies ist in den ältesten Vorlagen nicht vorgesehen, hat sich jedoch zu einer Gewohnheit für Notare entwickelt, die die Konformität der Unterlagen überprüfen.
Für die Eigentümerversammlung beschlossene energetische Sanierungsarbeiten
Wenn die Eigentümergemeinschaft ein Programm für energetische Sanierungsarbeiten (Fassadendämmung, Austausch der Heizungsanlage) beschlossen hat, müssen die entsprechenden Mittelabrufe im vorläufigen datierten Zustand aufgeführt werden. Man gibt den insgesamt beschlossenen Betrag, den Anteil des betroffenen Anteils und den noch zu erhebenden Restbetrag an.
Ohne diese Informationen kann der Käufer einen Informationsmangel geltend machen, um eine Neuverhandlung zu verlangen oder sogar sein Widerrufsrecht auszuüben. Die Rückmeldungen zu diesem Punkt variieren je nach Notariatskanzlei, aber ein vollständiges Dossier reduziert das Risiko einer Blockade zum Zeitpunkt der endgültigen Unterzeichnung erheblich.
Vorläufiger datierter Zustand kostenlos oder kostenpflichtig: Die Frage des professionellen Verwalters
Das ALUR-Gesetz unterscheidet zwischen dem vorläufigen datierten Zustand und dem datierten Zustand. Der datierte Zustand, der vom Verwalter bei der endgültigen Verkaufsabwicklung erstellt wird, kann bis zu einer gesetzlichen Obergrenze in Rechnung gestellt werden. Der vorläufige datierte Zustand hingegen unterliegt nicht derselben Regelung.
In der Praxis berechnen einige professionelle Verwalter dennoch die Erstellung des vorläufigen datierten Zustands, indem sie ihn in „Umzugskosten“ oder „Verkaufspakete“ integrieren. Andere stellen die Informationen über das Extranet der Eigentümergemeinschaft ohne zusätzliche Kosten zur Verfügung.
- Wenn der Verwalter Zugang zum Extranet mit den erforderlichen Dokumenten bereitstellt, kann man das Word-Muster selbst mit den online verfügbaren Daten ausfüllen.
- Wenn der Verwalter nicht antwortet oder sich Zeit lässt, ermöglicht eine schriftliche Anfrage (Einschreiben oder E-Mail mit Empfangsbestätigung) die Formalisierung der Anfrage und die Schaffung eines Nachweises im Streitfall.
- In einer Eigentümergemeinschaft ohne professionellen Verwalter (ehrenamtlicher Verwalter, ASL, AFUL) stellt der Verkäufer selbst den vorläufigen datierten Zustand aus den Dokumenten, die ihm vorliegen.
Den vorläufigen datierten Zustand vor der Übermittlung an den Notar überprüfen
Ein gut strukturiertes Muster garantiert kein verwertbares Dokument, wenn die Beträge falsch sind oder wenn Abschnitte leer bleiben. Bevor man die Datei an den Notar sendet, überprüft man drei spezifische Punkte.
Zuerst die Konsistenz zwischen dem angegebenen Betrag der Kosten und den letzten erhaltenen Mittelabrufen. Ein Fehler von wenigen Euro ist akzeptabel, aber eine signifikante Abweichung zwischen dem Haushaltsplan und den tatsächlichen Abrufen weist auf ein Aktualisierungsproblem hin.
Dann die Anwesenheit der Protokolle der letzten drei Eigentümerversammlungen als Anhänge. Der vorläufige datierte Zustand allein reicht nicht aus: Der Notar benötigt diese Dokumente, um die beschlossenen Arbeiten und mögliche angefochtene Beschlüsse zu überprüfen.
Schließlich stellt man sicher, dass der Instandhaltungsfonds und der PPT mit ihrem tatsächlichen Fortschritt angegeben sind. Ein leer gelassener Bereich zu diesen beiden Punkten verlangsamt systematisch die Bearbeitung des Dossiers beim Notar.
Das Word-Format ermöglicht es, das Dokument bis zur letzten Minute zu korrigieren und zu ergänzen, im Gegensatz zu einem gesperrten PDF. Nach der Validierung exportiert man es als PDF für die endgültige Übermittlung, was den Inhalt fixiert und eine versehentliche Änderung nach der Übermittlung verhindert.